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CONTROLLING - ABLAUF Hintergrund l Aufbau l Ablauf l Berichte

Dieser Teil des Programms kann als ein Eingangstor in das Verfahren verstanden werden. Er stellt die Brücke zwischen den Ist- und den Plandaten dar. Er ermöglicht eine gemeinsame Verwaltung und Betrachtung der verschiedenen Ebenen (Aufgabenträger, Öffentliche Aufgabe und Einrichtung, Kostenart, Kostenstelle und deren Anteile) in verschiedenen Zeiträumen.

Den Einstieg bildet die Übernahme der Summen- und Saldenlisten der Buchhaltung oder besser der Kosten-rechnung über eine Schnittstelle. Im Ergebnis liegt zum einen der Konten- und Kostenstellenrahmen und zum anderen die sich aus den saldierten
Monatswerten ergebenden Jahresabschlüsse vor.

Um den Übergang aus der Umgebung des
HGBs in die Umgebung der Eigenbetriebsverordnung zu unterstützen, kann die hierarchische Verwaltungsumgebung individuell eingerichtet werden. Vielfach ergibt sich in der Praxis im Bereich der Konten ein Spiegelbild der Erfolgsplanung und im Bereich der Kostenstellen die Abbildung der Unternehmensstruktur unter Berücksichtigung der Kostenträger.

Nach Abstimmung der Jahresabschlüsse kann die Planung beginnen. Diese wird wechselseitig sowohl über die Konten als auch über die Kostenstellen unterstützt. Die
Einbeziehung von Dritten beim Controlling und bei der Budgetierung von einzelnen Kostenstellen oder -bereichen wird vielfältig unterstützt.

Nun folgt mit individuell zu vereinbarenden Schlüsseln die Zuweisung der Anteile der Konten oder Kostenstellen in die öffentlichen Einrichtungen. Besonders praktisch ist deren zentrale Vereinbarung und Verwaltung.

Neben der
Verbesserung der Handhabung und der Transparenz dient es in großem Maße der Sicherheit des  Verfahrens, da die Gefahr fehlender oder fehlerhafter Verteilung deutlich reduziert werden kann.